英語のビジネスメールの書き方~構成と宛名と件名

mail-1英語の勉強法

英語のビジネスメールを読み書きする機会や、TOEICの問題などで目にすることが多くなってきました。

英語でも、日本語のメールと同じようにいくつかルールがありますが、ポイントだけ抑えればそれほど難しいものではありません。

いちばん大切なのは「読む人の時間を奪わないように簡潔に書く」ということです。日本語のメールのように時候のあいさつやお世話になっておりますなどのあいさつはなく、悩むところはありませんから、慣れてしまえば早く書けるようになりますよ。

今回は英語のビジネスメールの全体の構成と、シーン別の宛名と件名の書き方についてご紹介します。

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英語のビジネスメールの書き方 全体の構成

全体の構成は下図のようになります。

mail-1

(1) 宛先

(2) 件名
英語のビジネスメールの件名は、用件を短くまとめるように、具体的に、ていねいに、ビジネスライクに書きます。

(3) 頭語
日本語の拝啓などに当たり、メールの用途や、相手との間柄などに合わせて使い分けます。

(4) 書き出し
本文は簡単なあいさつで始めます。

(5) 用件(主文)
用件は簡潔に、ストレートに書きます。

(6) 結び
用件の確認、対応の依頼などです。

(7) 結語
メールの内容や、相手との間柄に合わせて使い分けます。フォーマル度は頭語に合わせます。

(8) 署名
差出人(自分)の名前・部署名・会社名などを書きます。

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宛先

宛先(To:)に宛先のメールアドレスを入れます。

確認・記録用として、同じ内容のメールを To: 以外のアドレスに送るときには CC: 欄を使います。

CC: に入れたアドレスは、To: で受け取った人から見えてしまうので、見えないようにしたい場合には、BCC: 欄を使います。
BCC: に入れたアドレスは、To: で受け取った人からも、CC: で受け取った人からも見えません。

件名

(1) 件名(Subject:)

英語のビジネスメールの件名は、用件を短くまとめるように、具体的に、ていねいに、ビジネスライクに書きます。

Congratulations!(おめでとう!)、Information(お知らせ)、Quotation(見積書)、Inquiry (問い合わせ)のような漠然とした件名だと、読んでもらえなかったりスパム扱いになったりすることがあります。例えば次の例のようにすると、分かりやすくなります。

Request for an appointment for a meeting
(会議アポイントメントのご依頼)

Quotation requst for AAA
(AAAの見積り依頼)

Inquiry about your products
(御社製品についての問い合わせ)

Reservation confirmation
(ご予約の確認)

緊急のメールの場合には、最初に URGENT(緊急)、HEADS-UP(注意喚起)をつけると、相手に早く対応してもらうことができます。

URGENT delivery request for BBB
(BBBの緊急発送依頼)

頭語

メールの用途や、宛先との関係によって使い分けます。丁寧なものから順に並べると、次にようになります。

(1)Dear Mr./Ms./Dr./Professor [ラストネーム],

Dear Mr. Smith,
(スミス様)
Dear Ms. Smith,

最もフォーマルな書き方です。初めての取引先や、社長や役員など位の高い人に対して使います。

宛名が男性の場合は Dear Mr. を、女性の場合は Dear Ms. をつけます(相手が Miss. か Mrs. かを知っていても、Ms. にします。男性は未婚/既婚を問わないのに、女性だけ明示するのは不平等、という考えからです)。

Dr. や Professor の肩書があればそちらを書きます。

(2)Dear [フルネーム],

Dear Ryan Harris,
(ライアン・ハリス様)

特に若い相手であれば、(1)よりも一般的になってきている新しい書き方です。

(3)Dear [ファーストネーム],

Dear Peter,
(ピーター様)

何度もメールのやり取りがある相手などに。

(4)To whom it may concern, または Dear Sir or Madam, または Greetings,

(ご担当者様、ごあいさつ)

相手の名前・性別が不明の場合に使います。

(5)Dear Colleagues,

(同僚の皆さま)

社内メールで複数人に一斉送信する場合に使います。
 
 
次回は、メール本文に入っていきます。書き出し、用件、結び、結語、署名の書き方について例文付きでご紹介します。
 

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