英語のビジネスメール 書き出し・用件・結びの例文集

business-email-examples英語の勉強法

英語のビジネスメールの書き方、前回に続いて、書き出し・用件・結び・結語・署名の書き方と例文をご紹介します。社外宛て、社内宛て、顧客宛ての、用途別に詳しく見ていきます。

メールの構成を表わした下図の (4) 書き出し、(5) 用件、(6) 結び、(7) 結語、(8) 署名 の部分になります。

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↓前回の記事はこちら。ビジネスメール全体の形式と、(1) 宛名、(2) 件名、(3) 頭語の書き方についてです。

英語のビジネスメールの書き方~構成と宛名と件名
英語のビジネスEメールの全体の構成と、宛名・件名・頭語の書き方を解説。宛先は複数人、性別不明、役職、会社名などにも対応、件名はアポイントメント、見積り、問い合わせ、予約確認などについてご紹介します。
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(4) 書き出しの書き方

本文は簡単なあいさつで始めます。

初めて送るメールの例
メールを書いている自分について、簡単な自己紹介をします。

My name is Kazutaka Takano, and I’m the marketing director at ABC Company.
高野和孝と申します。ABC社でマーケティング部長をしております。

My name is Yuko Imamura, I am writing to you because I got your name through Mr. Harris.
今村裕子と申します。ハリスさんよりお名前を教えていただき、メールしております。

We are cutting tools manufacturing company in Japan.
当社は日本の切削工具メーカーです。

2回目以降のメールの例
2回目以降のメールでは、名前のあと、軽い挨拶または前回のやり取りのお礼、今回のメールについての簡単な説明などを添えます。

My name is Nozomi Sato and I’m from ABC Company.
Thanks for getting in touch.

ABC社の佐藤希と申します。
ご連絡ありがとうございます。

I’m Masahiro Takahashi and I’m reaching out about ….
高橋正弘と申します。~についてご連絡しています。

My name is Chisato Watanabe, I will be Ms. Inoue’s successor from October.
渡辺ちさとと申します。10月より井上の後任をさせていただきます。

I hope you enjoyed your weekend.
楽しい週末を過ごされましたか?

Great to hear from you!
ご連絡いただき、とてもうれしいです。

最後の例は、良く知っている相手からの久々のメールに、お礼のメールを書くときなどのカジュアルな表現。日本語の感覚からすると、Thank you very much for your letter. It’s so nice of you to write to me! と書きそうになりますが、英語のEメールではこのような感じになります。

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(5) 用件(主文)の書き方

基本的に1件のメールで用件は1つにします。

前置きなしに、最初に本題、重要なことから書きます。用件は簡潔に、ストレートに。お互いに毎日大量のメールを読む中で、すべてを最初から最後まで読むのは大変時間がかかるため、伝えたいことを絞って書くのがマナーです。必要な返事をもらいやすくもなります。

分かりきったことは書かない。時節のあいさつや社交辞令も省略です。

できれば、日本語で完全な下書きを書いてから英語に翻訳するのではなく、大体の内容だけ考えたらすぐ英語で書くほうをおすすめします。早く、英語らしい文章が書けます。日本語に引きずられると、ていねいすぎて相手に驚かれることが多くなるように思います。

英語のビジネスメールでは、日本語ほど話し言葉と書き言葉の差がないので、かしこまりすぎないように意識するくらいでちょうどです。ていねいさよりも、ビジネスマナーを守った簡潔さを取るほうが、すんなりいきます。

用件を正確に伝えて、ビジネスを円滑に進めるためには、まず5W1Hの情報を具体的に入れて、相手に何をしてほしいのかがはっきり分かるように書きます。

1文の長さを 26 words 以内にするというのも有効です。長い1文を2文に分け、冗長な部分を削ります。無駄な副詞や形容詞もカット。省略可能なものは省略する。こうすることで、誤解されにくい端的な文章になります。

全体の長さも短く。その分、何度もメールをやり取りすることが必要になりますが、1件が短いので気持ちが楽にはなります。

(1)カタログの送付を依頼する

We happened to know your product through your web site and are interested in your products. Would you send us a hard copy of your catalog?

貴社のウェブサイトを通じて貴社製品を知り、興味を持ちました。カタログを送っていただけませんか?

Would you send us a catalog for the new product you offered?
オファーしてくださった新しい製品のカタログを送っていただけませんか?

何かを依頼するときに、「お手数ですが」、「もしよろしければ」、「~していただければ幸いです」は必要ありません。Would でていねいさは表現できています。相手はビジネス上で必要なことは当然するという感覚で仕事をしていますから、ていねいすぎると、「じゃあ、別にしなくてもいいの?」と、かえって混乱させてしまいます。

(2)社内会議の日時と場所の変更を知らせる

The venue for next Wednesday’s meeting is going to be conference room 1.
The starting time has been changed to 2:30 p.m. and the ending time has been shifted to 4:30 p.m.
I apologize for any inconvenience this has caused you and ask for your understanding.
Please verify your attendance again.

次の水曜日の会議の場所は第1会議室になりました。
開始時間は午後1時30分に、終了時間は午後3時30分になりました。
ご不便をおかけすることをおわびいたしますとともに、ご理解をいただきたく存じます。
再度出欠のご確認をお願いいたします。

(3)顧客へ商品の発送を知らせる

Great news! Your order is on its way.

This email is to notify you that your order [order number] has successfully shipped. You can click on the button below to track your shipment.

[CTA]

Here are the details of your order:

[order details]

良いお知らせです! ご注文の品が発送されました。

本メールは、あなたのご注文 123789456 が無事に発送されたことをお知らせするためのものです。下のボタンをクリックしていただければ配送状況をご覧いただけます。

[CTAボタン]

ご注文内容の詳細はこちらです。

[詳細情報]

(4)知人に昇進のお祝いメールを書く

Congratulations to the new Production Division Manager!
I wish you good luck with your new responsibilities.
Hope to see you next time I’m in N. Y.

新制作部長さん、おめでとう!
新しい責務をうまくこなせるよう、頑張ってください。
今度ニューヨークに行ったときに会いたいですね。

簡潔に書くには、「会いたい」と言うときにも、I hope I will have a chance to see you (会う機会に恵まれることを願っています)ではなく、I hope to see you とか、分かり切った主語を省略して Hope to see you にします。New York も N. Y. や NY に。

(5)(4)にお礼のメールを書く

Thanks so much for your good thoughts. I’m sorry I didn’t reply you sooner.
You must let me know when you come here next time. Let’s have dinner.

お心遣いどうもありがとう。もっと早く返事を出さなくてごめんなさい。
今度こっちに来るときは絶対知らせてくださいね。夕食をご一緒しましょう。

(6) 結びの書き方

用件の確認、対応の依頼などを書きます。

We look forward to hearing from you about this matter soon.
本件に関してご返事をお待ちしております。

If you have any questions or problems concerning the order, please let us know.
ご注文に関しましてご不明な点やお困りの点がございましたら、どうぞご連絡ください。

Please send my best regards to Mr. Wilson.
ウィルソンさんによろしくお伝えください。

We hope you have a nnice week-end in Kyoto after all the hard work.
苦労した分、京都で楽しい週末を過ごしてくださいね。

(7) 結語の書き方

メールの内容や、相手との間柄に合わせて使い分けます。フォーマル度は頭語に合わせます。フォーマルな順にご紹介します。

Sincerely yours,
敬具(フォーマル。Dear Mr. [ラストネーム], などで始めたとき)

Regards, / Best Regards,
敬具

Wishes, / Best Wishes,
敬具

Thanks and best regards,
ありがとう

Have a great day!
良い一日を!(Hi, [ファーストネーム], などで始めたとき)

一番よく使われているのが Regards, その次が Wishes, のようです。どちらも前に Best をつけるとていねいになります。

(8) 署名の書き方

差出人(自分)の名前を書きます。そのあとに、必要ならば役職名・部署名・会社名・住所・電話番号・Eメールアドレス・会社のホームページアドレスなどを記載します。

日本から海外宛てのメールなら、電話番号を記載するときには、国内での電話番号の最初の一桁を取って、最初に日本の国番号 「+81」 をつけます。(例)090-1234-5678 ⇒ +81 90-1234-5678

Yuta Sato
General Manager
Marketing Department
ABC Company
ABC社 マーケティング部部長 佐藤悠太

 

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